Là gestion de la confidentialité dans les communications en copropriété est devenu un sujet ces dernières années grande pertinence, tant pour les propriétaires que pour les administrateurs de copropriétés. La sensibilité croissante à la protection des données personnelles, combinée aux nouvelles réglementations, a forcé une attention toujours croissante à la protection des informations des résidents. Mais comment tout cela se traduit-il dans la pratique quotidienne d’une copropriété ? Nous voyons.
Ce que dit la loi
La réforme de la copropriété de 2012 et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) introduits des règles strictes pour la gestion des données personnelles. Par exemple, l'article 63 des dispositions d'application du Code civil oblige l'administrateur à communiquer les données des copropriétaires défaillants (noms et millièmes de parts respectives) aux créanciers, uniquement sur demande expresse de ces derniers. Ces informations ne peuvent toutefois être communiquées à des tiers ni affichées sur des tableaux d'affichage de copropriété accessibles à tous.
Communications sécurisées et confidentielles
Traditionnellement utilisé pour la diffusion d'alertes, le panneaux d'affichage de copropriété représentent un véritable défi en termes de vie privée. La publication de données sensiblescomme les arriérés de copropriété, est interdit. Au lieu de cela, seuls des avis génériques peuvent être affichés, comme ceux relatifs aux dysfonctionnements du système ou aux délais de paiement des échéances. Dans le cas de communications plus détaillées, les administrateurs doivent adopter des méthodes garantissant la confidentialité. L'utilisation de sites Web de copropriétés accessibles uniquement via une connexion, réservés aux propriétaires de copropriétés enregistrés, peut être efficace. De cette manière, les informations sensibles restent protégées et accessibles uniquement aux personnes directement impliquées.
Assemblées et confidentialité
Un autre moment crucial pour la gestion de l'information est le assemblées de copropriété. Lors des réunions, il est possible de discuter librement des questions qui préoccupent les copropriétaires individuels, y compris les cas d'arriérés. Mais même dans ces circonstances, il est essentiel respecter la confidentialité. La participation est limitée aux propriétaires de copropriétés, à l'exception de laquelle des tiers sont invités à faire rapport sur des questions de gestion spécifiques.
Risque de diffamation
Il est bon de garder à l’esprit qu’une gestion inadéquate de l’information peut conduire à conséquences juridiques. La diffusion de données personnelles dans un but préjudiciable peut être configurée comme diffamation, même si l'information diffusée est vraie. La Cour de cassation s'est prononcée sur la question, soulignant que la véracité des faits ne justifie pas la diffusion si celle-ci vise à porter atteinte à l'honneur et à la réputation d'un individu. Il est donc essentiel que les administrateurs gèrent les communications avec soin, en évitant toute forme de exposition excessive de copropriétés.
Meilleures pratiques pour les administrateurs
Pour garantir une gestion correcte de la confidentialité, les administrateurs de copropriété doivent adopter certaines bonnes pratiques, telles que : communiquer en toute confidentialitéen utilisant des outils numériques sécurisés pour la diffusion d’informations sensibles ; limiter l'accès aux donnéesen veillant à ce que seuls les copropriétaires aient accès aux informations les concernant ; former et informersensibiliser les copropriétés à la réglementation
en vigueur et sur l’importance de la protection des données personnelles ; consulter des experts juridiquesen s'adressant, en cas de doute, à des professionnels pour s'assurer que toutes les communications sont conformes à la loi.
